Servis takip programı nedir?
Bir teknik servisin işi aslında bir akıştır: cihaz tezgâha gelir, kayda alınır, incelenir, arızası bulunur, müşteriye fiyat söylenir, onay beklenir, parça gelir, onarılır, müşteriye haber verilir, ödeme alınır ve cihaz teslim edilir. Servis takip programı bu akışın her adımını tek bir kayıtta toplar.
Programa girilen her cihaz için şunlar tutulur:
- Müşterinin adı ve telefonu; daha önce kaç kez geldiği
- Cihazın türü, markası, modeli, seri numarası (IMEI, plaka…)
- Birlikte bırakılan aksesuarlar ve teslim alırken görülen hasarlar
- Müşterinin şikâyeti ve teknisyenin tespiti
- Parça ve işçilik kalemleri, müşterinin onayı
- Cihazın şu an hangi aşamada olduğu ve kimin üzerinde olduğu
- Alınan ödemeler, kalan borç ve garanti bitiş tarihi
İyi bir servis takip programı bununla kalmaz: müşteriye de bir pencere açar. Müşteri, fişindeki karekodu okutarak ya da gelen bağlantıya dokunarak cihazının ne durumda olduğunu servisi aramadan görür.
Defter ve Excel neden yetmiyor?
Çoğu servis işe bir defter ve karbonlu fişle başlar. İş büyüdükçe dört sorun kendini gösterir:
Günde onlarca arama; her birinde defteri açıp cihazı bulmak, teknisyene sormak, geri dönmek.
Kâğıt fiş kaybolur, deftere eksik yazılır; hangi aksesuarla alındığı, ekran şifresi, fiziksel hasar sonradan tartışma olur.
Teslim edilip ödemesi eksik kalan cihazlar, kapora alınan işler; ay sonunda kimin ne kadar borcu olduğu belli değildir.
Parça bekleyen ya da hazır olup haber verilmeyen cihazlar haftalarca rafta kalır; müşteri memnuniyeti düşer.
| Defter | Excel | Servis takip programı | |
|---|---|---|---|
| Cihaz ve aksesuar kaydı | Elle, çoğu zaman eksik | Serbest, düzensiz | Türe göre hazır form |
| Müşteriye durum bilgisi | Telefonla tek tek | Telefonla tek tek | Takip bağlantısı, 7/24 |
| Teklif onayı | Sözlü | Sözlü | Bağlantıdan, kayda düşer |
| Kabul fişi | Karbonlu fiş | Ayrı şablon | Karekodlu, otomatik |
| Kalan borç / tahsilat | Ayrı defter | Formülle, hata riski | Kayıt başına otomatik |
| Garanti takibi | Fişe bakarak | Elle hesap | Teslimde otomatik |
| Birden fazla kişi | Tek defter | Dosya çakışması | Her teknisyen kendi girişi |
| Telefondan erişim | Yok | Zor | Var, uygulama gibi |
Hangi servisler kullanır?
Cihaz teslim alıp onaran her işletme. Katip Servis'te form, seçtiğiniz cihaz türüne göre kendini değiştirir:
IMEI / seri no, ekran şifresi ya da desen, şarj aleti, kılıf, SIM gibi aksesuar listesi; ekran, batarya, şarj soketi, anakart onarımı.
Çoğu iş yerinde yapılır: müşterinin adresi, randevu günü ve saati, sahaya giden teknisyen, garanti süresi.
Atölyeye gelen televizyon, ses sistemi, konsol, süpürge, kahve makinesi; kumanda gibi aksesuarlar, parça bekleme süreci.
Plaka, kilometre, ruhsat ve yedek anahtar teslimi; bakım kalemleri, parça ve işçilik ayrımı.
Adım adım: kabulden teslime
Katip Servis'te bir cihazın servisteki yolculuğu beş adımdır.
Cihaz teslim alınır
Müşterinin telefon numarası yazılır; daha önce gelmişse adı kendiliğinden gelir. Cihaz türü seçilince form ona göre değişir: telefonda IMEI ve ekran şifresi, arabada plaka ve kilometre, kombide adres ve randevu sorulur. Birlikte bırakılan aksesuarlar işaretlenir, fiziksel hasar not edilir, müşterinin şikâyeti yazılır.
Kayda bir takip numarası verilir (#0042 gibi).Fiş basılır, müşteriye bağlantı gider
Karekodlu kabul fişi A4 ya da 80 mm fiş yazıcısından çıkar; bir nüsha müşteride kalır. Tek dokunuşla WhatsApp'ta hazır mesaj açılır: “Cihazınız 42 numarayla teslim alındı, durumunu buradan takip edebilirsiniz.”
Müşteri cihazının durumunu kendi telefonundan görür.Arıza tespit edilir, teklif gönderilir
Teknisyen tespitini yazar, gereken parça ve işçiliği fiyatıyla ekler. “Müşteriye onaya gönder” denince kayıt “Onay bekliyor”a geçer; müşteri bağlantıdan kalemleri ve toplamı görür, “Onaylıyorum” ya da “Onarılmasın” der.
Onay yazılı olarak kayda düşer; sonradan “ben onay vermedim” tartışması olmaz.Onarım ilerler
Parça sipariş edildiyse “Parça bekliyor”, işe başlandıysa “Onarımda” denir. Her değişiklik saatiyle birlikte kaydın geçmişine yazılır. Müşterinin görmesini istemediğiniz notlar iç not olarak kalır.
Hangi cihazın hangi aşamada olduğu tek ekranda görünür.Hazır bildirimi, tahsilat ve teslim
“Hazır” dendiğinde ödenecek tutarla birlikte haber mesajı hazırlanır. Müşteri gelince tahsilat (nakit, kart, havale) girilir, cihaz teslim edilir; garanti bitiş tarihi kendiliğinden hesaplanır ve teslim fişine basılır.
Kalan borç, garanti ve teslim bilgisi kayıtta durur.
Müşteri ne görür?
Her kayda özel, tahmin edilemeyen bir bağlantı oluşur. Müşteri bu bağlantıyı açtığında servisinizin adını, cihazını, takip numarasını ve cihazın hangi aşamada olduğunu görür. Siz durum değiştirdikçe sayfa da değişir.
Teklif gönderdiğinizde müşteri parça ve işçilik kalemlerini, toplam tutarı ve açıklamanızı görür; “Onaylıyorum” ya da “Onarılmasın” der. Cevap anında kaydınıza düşer ve cihazın durumu kendiliğinden değişir.
Sayfanın altında servisinizi arama ve WhatsApp'tan yazma düğmeleri vardır. Ekran şifresi, iç notlarınız ve teknisyen bilgisi müşteriye gösterilmez.
Bağlantıyı kaybeden müşteri için tezgâha asacağınız bir karekod da var: müşteri takip numarasını ve telefonunun son 4 hanesini yazarak cihazını bulur.
Cihaz kabul fişi
Kabul fişi, cihazın hangi durumda ve neyle birlikte teslim alındığının belgesidir. Sonradan çıkabilecek “kılıfım vardı”, “bu çizik yoktu” tartışmalarının önüne geçer.
- Servis adı, adresi, telefonu ve takip numarası
- Müşteri, cihaz, seri no, aksesuar, fiziksel durum ve şikâyet
- Müşterinin takip karekodu
- Kendi yazdığınız garanti ve sorumluluk şartları
- Teslim alan ve teslim eden imza alanları
Teslimde ayrı bir teslim fişi basılır: parça ve işçilik dökümü, ödenen ve kalan tutar, garanti bitiş tarihi. A4/A5 yazıcı ya da 80 mm fiş yazıcısı için iki ayrı düzen vardır.
Teknisyen, rapor ve tahsilat
Teknisyen hesapları
Pro pakette her teknisyen kendi e-postası ve şifresiyle girer. Kayıtlar teknisyene atanır; herkes “Bana atananlar” sekmesinde kendi işini görür. Ayarları ve raporları yalnız servis sahibi görür; teknisyen hesabı istendiğinde kapatılır.
Tahsilat ve kalan borç
Her kayıtta toplam tutar, alınan ödemeler (nakit, kart, havale) ve kalan borç görünür. Kapora alınan işler, eksik ödenen teslimler kaybolmaz. Müşteri kartında o müşterinin toplam ödediği ve açık bakiyesi yazar.
Rapor
Son 7, 30 ya da 90 gün için:
- Tahsilat toplamı ve ödeme yöntemlerine göre dağılımı
- Yeni kayıt, onarılıp teslim edilen ve iade edilen cihaz sayısı
- Ortalama onarım süresi (gün)
- Cihaz türüne göre iş dağılımı
- Teknisyen bazında teslim sayısı ve tahsilat
- Teslim edilmiş ama tahsil edilmemiş toplam tutar
Program seçerken nelere bakılmalı?
Bilgisayara program kurmak, yedek almak, lisans taşımak servisin işi değil. Tarayıcıdan açılan bir sistem her cihazda aynı kayıtları gösterir.
Yerinde servise giden teknisyen kaydı sahada açabilmeli, fotoğraf ya da not ekleyebilmeli.
Programın asıl kazancı müşterinin kendi durumunu görmesidir. Takip bağlantısı ve online teklif onayı yoksa telefon trafiği azalmaz.
Fişin altındaki garanti ve sorumluluk şartlarını kendiniz yazabilmelisiniz; 80 mm fiş yazıcı desteği tezgâhta hız kazandırır.
Her servisin kayıtları diğerlerinden ayrı tutulmalı; ödeme ara verse bile veriler silinmemeli.
Aylık ödeme, istediğiniz ay bırakma. Önce deneyip sonra karar verebilmelisiniz.
Fiyatlar
Aylık ödeme, taahhüt yok. İlk 14 gün Pro paketin bütün özellikleri ücretsiz; kart bilgisi istenmez.
- Sınırsız servis kaydı ve müşteri
- Cihaz kabul ve teslim fişi (karekodlu)
- Müşteriye takip bağlantısı + online teklif onayı
- WhatsApp durum mesajları
- Tahsilat ve kalan borç takibi
- Temel paketteki her şey
- 10 kullanıcıya kadar teknisyen hesabı
- Kayıtları teknisyene atama, herkes kendi işini görür
- Aylık rapor: ciro, onarım süresi, teknisyen performansı
- Yerinde servis günlük planı
Sık sorulan sorular
Servis takip programı ile teknik servis programı aynı şey mi?
Evet, farklı adlarla anılır: servis takip programı, teknik servis programı, teknik servis yazılımı, cihaz takip programı. Hepsi servise gelen cihazın kabulden teslime kadar izlenmesini anlatır.
Kurulum gerekiyor mu?
Hayır. Katip Servis tarayıcıdan çalışır; bilgisayarda, tablette ve telefonda aynı kayıtları görürsünüz. Telefona “Ana ekrana ekle” ile uygulama gibi eklenir.
Fişi hangi yazıcıdan basarım?
Normal A4/A5 yazıcıdan ya da 80 mm termal fiş yazıcısından. Kabul fişi ve teslim fişi ayrı ayrı basılır; ikisinde de müşterinin takip karekodu vardır.
Müşteriye mesajlar otomatik mi gidiyor?
Şu an mesaj sizin WhatsApp'ınızda hazır metinle açılır, siz gönder'e basarsınız; mesaj kendi numaranızdan gider. Otomatik gönderim ileride eklenecek.
Müşteri ekran şifresini görür mü?
Hayır. Ekran şifresi yalnız panelde görünür; fişe basılmaz, müşteri sayfasında yer almaz.
Yerinde servis de takip edilebilir mi?
Evet. Kayıt “Yerinde servis” olarak açılınca adres ve randevu sorulur; kayıtlar ekranında yerinde servisler ayrı listelenir.
Teknisyenlerim ayrı giriş yapabilir mi?
Pro pakette 10 kullanıcıya kadar teknisyen hesabı açılır. Kayıtlar teknisyene atanır, herkes kendi işlerini “Bana atananlar” sekmesinde görür.
Ödemeyi nasıl yaparım, bırakırsam ne olur?
Şu an havale/EFT ile ödenir; kartla otomatik ödeme hazırlanıyor. Taahhüt yok. Ödeme yapılmayan ay panel kilitlenir ama kayıtlarınız silinmez, müşterileriniz takip bağlantılarını görmeye devam eder.
İlk fişinizi bugün basın
Kayıt 2 dakika sürer. Beğenmezseniz hiçbir şey yapmanıza gerek yok; deneme kendiliğinden biter.